Między oświadczynami a ceremonią mija zwykle rok, czasem dwa. Brzmi jak mnóstwo czasu, dopóki nie okaże się, że wolne soboty w czerwcu w dobrych salach znikają z osiemnastomiesięcznym wyprzedzeniem, a fotograf, którego zdjęcia podbiły Wam algorytm na Instagramie, ma termin dopiero za sezon. Kolejność działań ma tu większe znaczenie niż tempo, bo kilka pierwszych decyzji przesądza o wszystkich następnych.

Od czego zacząć, żeby nie utknąć?

Od budżetu i listy gości, w tej kolejności. Dopiero te dwie liczby mówią, czy szukacie sali na sto dwadzieścia osób, czy kameralnego lokalu na czterdzieści. Wszystko inne, łącznie ze stylem dekoracji, jest pochodną tych ustaleń. Warto od razu ustalić, kto dokłada się do przyjęcia i jaką kwotą, bo późniejsze korekty budżetu w trakcie podpisanych już umów bolą najbardziej.

Sala, plener czy coś pomiędzy?

To pytanie warto rozstrzygnąć na starcie, bo determinuje resztę harmonogramu. Klasyczna sala daje przewidywalność: kuchnia na miejscu, zaplecze, stoły, obsługa i plan B na wypadek deszczu wpisany w cenę. Plener oferuje coś, czego sala nie da, czyli scenografię, której nikt nie powtórzy. Nad Bałtykiem najpopularniejszym wariantem pozostaje ceremonia na piasku o zachodzie słońca, a agencje z wybrzeża mają w ofercie gotowe scenariusze takich uroczystości. Po przejściu na stronę opisującą ślub w plenerze na plaży zobaczycie, jak wygląda przebieg takiej ceremonii i jakie warianty dekoracji wchodzą w grę, co ułatwia rozmowę z rodziną, która zwykle pyta wtedy o krzesła i toalety.

Jak rozłożyć zadania w czasie?

Dwanaście miesięcy przed rezerwujecie salę lub teren oraz termin w urzędzie stanu cywilnego. Dziewięć miesięcy przed idą umowy z fotografem, kamerzystą i zespołem, bo to oni wypadają z rynku najszybciej. Sześć miesięcy przed przychodzi czas na strój, obrączki i zaproszenia. Trzy miesiące przed ustalacie menu, degustację i listę stołów. Ostatni miesiąc to same domknięcia: próba fryzury, potwierdzenia obecności gości, harmonogram godzinowy dla obsługi.

Co pochłania najwięcej czasu?

Nie to, o czym myślicie na początku:

• koordynacja terminów między dostawcami, którzy pracują na własnych kalendarzach
• dojazdy na oględziny, degustacje i przymiarki, zwykle w weekendy
• telefony i wiadomości, których przy średnim weselu bywa kilkaset
• zmiany na liście gości, wymuszające przemeblowanie stołów
• negocjacje cen i pilnowanie, co dokładnie zawiera każda umowa

Właśnie ta część, a nie wybór koloru serwetek, sprawia, że pary rezygnują z samodzielnego planowania w połowie drogi.

Kiedy warto oddać to komuś innemu?

Wtedy, gdy mieszkacie daleko od miejsca uroczystości, gdy oboje pracujecie na pełnych etatach albo gdy przygotowania zaczynają zabierać każdy wieczór. W takiej sytuacji pomaga ktoś z branży działający na miejscu, a Wedding planner w Trójmieście prowadzi wesela na wybrzeżu i po wejściu na tę stronę sprawdzicie, jak wygląda zakres współpracy: od kompleksowej organizacji, obejmującej szukanie sali, budżet i harmonogram, po samą koordynację dnia ślubu, gdy resztę załatwiacie sami. Ta druga opcja bywa dobrym kompromisem, bo kosztuje ułamek pełnej obsługi, a zdejmuje z Was odpowiedzialność wtedy, kiedy najbardziej przeszkadza, czyli w dniu, w którym chcecie tylko przeżywać uroczystość.

Ile to wszystko kosztuje?

Wesele na sto osób to dziś wydatek liczony w dziesiątkach tysięcy złotych, przy czym największe pozycje to sala z menu, oprawa muzyczna i fotograf. Kompleksowa obsługa planera zaczyna się w okolicach kilkunastu tysięcy, sama koordynacja dnia ślubu jest kilkukrotnie tańsza. Warto policzyć to uczciwie: część kosztu wraca w postaci rabatów u sprawdzonych dostawców i uniknietych pomyłek, ale nie liczcie, że usługa sfinansuje się w całości.

Na koniec rzecz, o której łatwo zapomnieć przy tabelkach i terminach. Ustalcie z partnerem trzy elementy, na których naprawdę Wam zależy, i to na nie przeznaczcie największą część budżetu. Reszta gości zapamięta i tak głównie jedzenie, muzykę oraz to, czy nikt nie musiał czekać godziny na obiad